ניהול לקוחות אחרי הסגירה

1. הפיכת ליד ללקוח

כשעסקה נסגרת, לוחצים בכרטיס הליד על "להפוך ללקוח". מהרגע הזה הרשומה עוברת מהפייפליין של הלידים אל אזור הלקוחות — ומקבלת שדות מסחריים שלא היו רלוונטיים בשלב הליד: שווי העסקאות, כמה כבר התקבל בפועל ומה היתרה לגבייה.

שום דבר לא הולך לאיבוד במעבר: כל ההיסטוריה של הליד — שיחות, הערות, הצעות מחיר, מעקבים וציר הזמן — נשארת צמודה ללקוח וממשיכה להצטבר בתיק שלו. אם אתם רק מתחילים עם המערכת, כדאי לקרוא קודם את הפרק על ניהול לידים ואת הפרק על הצעות מחיר וחתימה דיגיטלית — הם השלב שלפני.

2. אזור הלקוחות — המבט של המנהל

אזור הלקוחות הוא לוח הבקרה הפיננסי של העסק. בראש המסך מחכים למנהל כרטיסי CFO שמסכמים את התמונה במבט אחד:

• שווי עסקאות — הסכום הכולל של כל העסקאות שנסגרו.
• התקבל — כמה כסף כבר נכנס בפועל.
• יתרה — כמה נשאר לגבות.
• התקבל החודש — תזרים החודש הנוכחי.

מתחת לכרטיסים מוצג גרף ביצועים חודש־על־חודש עם חישוב ARR, כך שרואים לא רק את המצב הרגעי אלא את המגמה. ובראש האזור — מסנן תקופה: היום / אתמול / השבוע / החודש / השנה / טווח תאריכים מותאם. כל הכרטיסים והרשימה מתעדכנים לפי הסינון.

כל לקוח מופיע כשורה ברשימה עם צ'יפ עסקאות — למשל "📄 3 עסקאות · ₪42,000" — כך שכבר ברשימה רואים מי לקוח כבד ומי בעסקה בודדת. לחיצה על השורה פותחת את הכרטיס עם הנתונים הפיננסיים וכפתורי פעולה מהירים:

3. תיק לקוח מלא בלשוניות

לחיצה על "תיק לקוח" פותחת את התיק המלא — כל מה שקשור ללקוח, מסודר בלשוניות:

• סקירה — פרטי הלקוח, הנתונים הפיננסיים והשדות המותאמים אישית של העסק.
• עסקאות — כל הצעות המחיר וההזמנות של הלקוח, כולל סטטוס חתימה.
• תשלומים — היסטוריית תשלומים מלאה ורישום תשלום חדש (מפורט בהמשך).
• קבצים — כל המסמכים והתמונות שצורפו ללקוח.
• הערות — הערות פנימיות של הצוות.
• מעקבים — משימות המשך עם תאריכים.
• שיחות — תיעוד השיחות עם הלקוח.
• ציר זמן — כל האירועים בסדר כרונולוגי: מי עשה מה ומתי.

התיק הוא מקור האמת היחיד — נציגה שנכנסת באמצע התהליך רואה בדיוק איפה הדברים עומדים, בלי לחפש בקבוצות וואטסאפ ובאקסלים. על עבודת הנציגות בפורטל שלהן אפשר לקרוא בפרק פורטל הנציגים.

4. תשלומים, יתרות והחזרים

רישום תשלום נעשה משני מקומות: מלשונית תשלומים בתיק הלקוח, או ישירות מכפתור "₪ רישום תשלום" בכרטיס — בלי לפתוח את התיק בכלל. בטופס מזינים:

• סכום — כמה שולם.
• אמצעי תשלום — מזומן, העברה, אשראי, צ'ק וכו'.
• תאריך — מתי בוצע התשלום.
• הערה — הקשר חופשי ("מקדמה", "תשלום 2 מתוך 4").

כל תשלום נשמר בהיסטוריית התשלומים יחד עם מי רשם אותו — כך שתמיד יש שקיפות מלאה על הגבייה. וכשצריך לבטל או להחזיר כסף, פשוט רושמים סכום שלילי: המערכת מזהה אותו כהחזר/ביטול ומציגה אותו באדום בהיסטוריה.

אין צורך לחשב כלום ידנית — השדות שולם, יתרה וסטטוס מתעדכנים אוטומטית אחרי כל רישום. רישום תשלומים זמין גם לנציגה מהפורטל שלה, לא רק למנהל.

5. קבצים מצורפים

בלשונית קבצים מעלים כל מסמך רלוונטי ללקוח: תמונות מהשטח, PDF של חוזה, שרטוטים, אישורים — עד 25MB לקובץ, עם תצוגה מקדימה ישירות בתיק. ההעלאה זמינה גם לנציגה וגם למנהל, כך שתמונת "לפני" שהנציגה צילמה בביקור מחכה למתקין בדיוק במקום שבו הוא מחפש אותה.

6. מועד ביצוע וספירה לאחור

לכל לקוח אפשר לקבוע מועד ביצוע — תאריך ההתקנה, הטיפול או האימון. התווית מתאימה את עצמה לעסק לפי מילון המונחים שמוגדר בהגדרות המערכת: מתקין פרגולות יראה "מועד התקנה", קליניקה תראה "מועד טיפול", וסטודיו — "מועד אימון".

את המועד קובעים ישירות מכרטיס הלקוח, ומאותו רגע מופיע על הכרטיס צ'יפ ספירה לאחור: "נותרו N ימים". כשנותרו 3 ימים או פחות הצ'יפ נצבע באדום — אי אפשר לפספס לקוח שההתקנה שלו מחר והציוד עוד לא הוזמן.

7. שלבים לאחר סגירה

תהליך הביצוע מקבל פייפליין משלו: שלבי "לאחר סגירה" הם מערך נפרד לחלוטין משלבי הלידים. ברירת המחדל היא תואם → בביצוע → הושלם, אבל השמות והצבעים ניתנים לעריכה חופשית — עסק שעובד עם "ממתין למדידה → בייצור → בהתקנה → נמסר" פשוט מגדיר את זה.

את השלב מחליפים דרך בורר בתיק הלקוח, והוא מוצג כצ'יפ צבעוני על הכרטיס ברשימת הלקוחות — כך שמנהל שסורק את הרשימה רואה בשנייה מי תקוע בביצוע ומי כבר הושלם.

שאלות נפוצות