קליטת לידים וניהולם

1מאיפה מגיעים לידים — 5 מקורות קליטה

1. טפסי לידים בפייסבוק ואינסטגרם

אחרי חיבור חשבון המטא בהגדרות (חיבור OAuth חד-פעמי), כל טופס לידים שרץ בקמפיינים שלכם נקלט אוטומטית — הליד נכנס למערכת תוך שניות מרגע שהלקוח לחץ "שלח". יחד עם השם והטלפון נשמרים גם שם הקמפיין, סט המודעות והמודעה שממנה הגיע הליד, ופרמטרי UTM אם הוגדרו. שאלות מותאמות אישית שהוספתם לטופס (למשל "מה גודל השטח?" או "מתי נוח לחזור אליך?") נשמרות על הליד עם התווית המקורית בעברית — בדיוק כפי שניסחתם אותן בטופס.

2. הטמעה באתר — סקריפט lead-capture

שורת סקריפט אחת (lead-capture.js) שמדביקים באתר — וורדפרס, Lovable, דף נחיתה או כל אתר HTML — והיא קולטת כל טופס בעמוד בלי צורך להגדיר שדות מראש. הסקריפט מזהה אוטומטית שם, טלפון ומייל, ואוסף מה-URL ומהעוגיות את כל שרשרת הייחוס: פרמטרי utm_source / utm_medium / utm_campaign / utm_content / utm_term ומזהי הקליק הפרסומיים fbclid (מטא), gclid (גוגל) ו-ttclid (טיקטוק). כך כל ליד מהאתר יודע בדיוק מאיזה קמפיין הוא הגיע — וזה מה שמאפשר בהמשך לדווח עסקאות סגורות חזרה לפלטפורמות הפרסום.

3. Webhook ל-Make / Zapier / כל מערכת חיצונית

לכל חשבון יש כתובת Webhook ייעודית (הגדרות ← חיבורים) עם טוקן ייחודי. שולחים אליה POST עם פרטי הליד מכל מקור — תרחיש Make, Zap בזאפייר, מערכת טלפוניה, צ'אטבוט — והליד נקלט בדיוק כמו מכל מקור אחר, כולל פירוק UTM, שדות מותאמים ודדופ. המערכת גמישה בשמות השדות (למשל phone, name, email, source, note) ושדות לא-מוכרים נשמרים כשדות מותאמים אישית על הליד.

4. שאלון אינטראקטיבי — ChatFunnel

ChatFunnel הוא שאלון בסגנון שיחה שאפשר לקשר אליו מכל מודעה או ביו: הלקוח עונה על שאלות צעד-צעד (במקום טופס יבש), ובסיום הפרטים והתשובות נכנסים למערכת כליד חדש — כולל כל התשובות כשדות על הליד.

5. הוספה ידנית

כפתור "+ ליד חדש" במסך הלידים פותח טופס קצר — שם, טלפון, מקור והערה — לליד שהגיע בטלפון, בהמלצה או בתערוכה. גם ליד ידני עובר את אותו מסלול: דדופ, ניתוב לנציג וציון איכות.

2מה נשמר על כל ליד

על כל ליד שנכנס — מכל מקור — המערכת שומרת:

• פרטי קשר: שם, טלפון (מנורמל לפורמט אחיד) ומייל.
• מקור ושרשרת ייחוס מפורקת: מקור הליד + UTM מלא (source / medium / campaign / content / term) + מזהי קליק fbclid / gclid / ttclid.
• שדות מותאמים: כל שאלה מהטופס או שדה נוסף מה-Webhook נשמר עם התווית שלו — בלי להגדיר סכמה מראש.
• נציג מטפל: מי משויך לליד (ידנית או דרך הניתוב האוטומטי).
• ציון איכות AI (0–100): המערכת מחשבת לכל ליד ציון איכות על בסיס הנתונים שלו, והציון מתעדכן מחדש בכל שינוי סטטוס. לידים חמים מקבלים צ'יפ 🔥 (80+) או ⭐ (60+) בשורת הליד — כך הנציגים יודעים למי לחזור קודם.

3דדופ חכם — ליד שחוזר לא נכפל

לקוח שממלא טופס פעמיים, או משאיר פרטים גם בפייסבוק וגם באתר, לא הופך לשני לידים. המערכת מזהה כפילות לפי מספר טלפון — עם נרמול קידומת בינלאומית, כך ש-050-1234567 ו-+972501234567 נחשבים אותו מספר — ואם אין טלפון תקין, לפי כתובת מייל.

כשמזוהה ליד חוזר:

• הפנייה החדשה מתמזגת לתוך הליד הקיים — פרטים חדשים ושדות מותאמים חדשים מתווספים בלי לדרוס את ההיסטוריה.
• הליד קופץ לראש הרשימה — סימן ברור לנציג שהלקוח חזר והתעניין שוב.
• הפנייה החוזרת נרשמת בציר הזמן של הליד, כך שרואים את כל נקודות המגע.

4סטטוסים — פר-חשבון וניתנים לעריכה מלאה

מסלול המכירה שונה מעסק לעסק — ולכן הסטטוסים במערכת הם הגדרה פר-חשבון, לא רשימה קבועה. בהגדרות אפשר:

• להוסיף, למחוק ולסדר מחדש סטטוסים.
• לערוך לכל סטטוס שם, צבע וקבוצה (למשל "בתהליך", "נסגר", "לא רלוונטי").
• להגדיר חלוקת צוותים — למשל צוות טלמיטינג שמטפל בשלבים הראשונים וצוות מכירות שמקבל את הליד בשלב הפגישה. מעבר סטטוס יכול להעביר את הליד בין הצוותים.

שינוי סטטוס הוא לא רק תיוג: הוא מפעיל אוטומציות שהוגדרו על סטטוסים, מעדכן את ציון האיכות, וכשמדובר בסטטוס "איכותי" (נסגר / חתם) — מדווח חזרה לפלטפורמת הפרסום שממנה הגיע הליד (ראו פרק דוחות וסגירת מעגל).

5ניתוב אוטומטי לנציגים והתראות

ליד חדש לא צריך לחכות שמישהו "יחלק" אותו. בהגדרות בוחרים מצב ניתוב:

• Round-robin (סבב): הלידים מתחלקים שווה-בשווה בין הנציגים לפי תור. אפשר להחריג נציג מהסבב (למשל מי שבחופשה) בלי לשנות שום דבר אחר.
• לפי כללים: ניתוב לפי מקור, קמפיין (utm_campaign / utm_source), שם טופס או פרויקט — למשל "כל הלידים מקמפיין הפרגולות ← יוסי".

ברגע שהליד משויך, הנציג מקבל התראת וואטסאפ מיידית עם פרטי הליד — כך שזמן התגובה נמדד בדקות, לא בשעות.

6מסך הלידים ותיק הליד

מסך הלידים הוא שולחן העבודה היומי:

• חיפוש חופשי לפי שם, טלפון או מייל.
• סינון לפי סטטוס בלחיצה על צ'יפ סטטוס.
• פעולות מרובות — סימון כמה לידים וביצוע פעולה על כולם יחד.

לחיצה על ליד פותחת את תיק הליד המלא, מחולק ללשוניות:

• פרטים + שדות — פרטי קשר, מקור, UTM וכל השדות המותאמים.
• עסקאות — הצעות מחיר ועסקאות של הליד.
• תשלומים — מה שולם ומה נשאר לגבייה.
• קבצים — מסמכים ותמונות שהועלו לליד.
• הערות — הערות פנימיות של הצוות.
• מעקבים — תזכורות "לחזור אליו ב…" עם חלוקת היום-קודם.
• שיחות — תיעוד שיחות עם הליד.
• ציר זמן — כל אירוע על הליד: קליטה, שינויי סטטוס, מיזוגים, הודעות.

7שאלות נפוצות